La check list de mi evento de empresa

Por | 14 abril, 2015 | 0 comentarios

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Cuando realizamos u organizamos un evento de empresa, existen infinidad de detalles que hay que incluir en la cita, desde el autobús que recoja a los invitados, el catering, las flores, el hotel, la contraseña wifi para los asistentes, si existe baño para movilidad reducida, si tienes invitados con intolerancias alimenticias que tendrás que transmitir al catering y estar pendiente… y así podríamos rellenar hojas y hojas. Pero realmente, todas son importantes cuando nos ocupamos de organizar un evento empresarial.

Una vez escogido el hotel, como comentamos en nuestro post anterior sobre la gestión de evento corporativo, que es quizás la labor más importante y con mayor responsabilidad (ayuda mucho en la buena elección un hotel que nos ofrezca un servicio completo de eventos, como los de nuestra cadena CHH, que ofrecemos no solo las salas para reuniones sino todos los servicios necesarios como proyector, wifi, catering y otros extras) podemos también contar con ellos para derivar ciertas contrataciones con proveedores que normalmente los hoteles tienen en cartera y cuentan con su confianza. Es el caso de flores, azafatas, transportes… pero en este caso, también debemos chequear todo el proceso para que nada se escape de nuestra supervisión.

Por lo tanto, para no perder detalle y que todo esté perfecto el día del evento, lo más apropiado es crear, al inicio de la organización, un check list en el que incluir todas, absolutamente todas las partidas que participan en la cita y que deberán estar perfectamente preparadas en su momento adecuado.

¿Qué debe incluir esta check list? TODO. No solo las partidas que hemos comentado y otras que nuestro evento incluya de forma particular (puede que sea un evento de invierno y tengamos que incluir guardarropa, o regalos corporativos, etc), todos deben aparecer en este documento. Con las partidas, incluiremos quién se responsabiliza de esta tarea así como la fecha que debe estar listo y en qué momento se encuentra (este dato se irá actualizando periódicamente). Por último, incluiremos también el presupuesto asignado y los datos de contacto del proveedor. No olvidar una casilla en la que poder colocar las observaciones que necesitemos de cada tarea. Con este documento podremos estar al tanto de cómo va el evento en cada momento.

Actualmente es muy fácil tener una check list a la que pueda acceder todo el equipo involucrado en el evento y además, de fácil modificación con nuevos datos, sin necesidad de enviar emails, imprimir tras un cambio e incluso, tenerlo disponible en cualquier momento. Lo más sencillo y útil es generar (es nuestra recomendación), un Excel compartido en Google Docs. Así, todo el mundo accederá desde cualquier lugar y podrá modificar en tiempo real lo que sea de su conveniencia para que todos estén informados.

Hoy en día, cada vez es más fácil organizar un evento gracias a estas ayudas tecnológicas. No hay que olvidar que siempre debemos chequear todas las partidas y detalles incluidos en nuestra cita para evitar imprevistos.

Categorías: Mundo business

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